HƯỚNG DẪN THIẾT LẬP QUY TRÌNH THU HỒI SẢN PHẨM/GUIDELINES FOR ESTABLISHING A PRODUCT RECALL PROCEDURE

I-MỤC ĐÍCH:

Đảm bảo rằng các hệ thống được thiết lập nhằm hạn chế trách nhiệm pháp lý do sự sơ suất của doanh nghiệp, có thể dẫn đến các khoản phạt pháp lý tốn kém, đồng thời cải thiện hoặc tránh gây thiệt hại đến hình ảnh công khai.

II-TRÁCH NHIỆM:

Ban quản lý có trách nhiệm đảm bảo rằng các thủ tục sau đây được tuân thủ và được tất cả nhân sự liên quan hiểu rõ, đồng thời nhân sự phải tuân theo các yêu cầu của cơ quan y tế bang hoặc địa phương.

III-PHÂN LOẠI MỨC ĐỘ THU HỒI SẢN PHẨM
Có hai mức độ thu hồi sản phẩm:

• Thu hồi (Recall): Đây là việc loại bỏ thực phẩm không an toàn khỏi thị trường và mở rộng đến thực phẩm đã được phân phối đến người tiêu dùng cuối cùng, do đó cần có sự truyền thông với người tiêu dùng (việc thu hồi nên được khởi xướng khi một loại thực phẩm được xác định là có khả năng gây hại cho sức khỏe và đã được cung cấp cho người tiêu dùng).
• Rút khỏi thị trường (Withdrawal): Đây là việc loại bỏ thực phẩm không an toàn khỏi thị trường cho đến và bao gồm cả điểm bán lẻ (việc rút khỏi thị trường nên được khởi xướng khi một loại thực phẩm được xác định là không an toàn nhưng có thể chứng minh rằng thực phẩm không an toàn đó vẫn nằm hoàn toàn trong chuỗi phân phối và chưa đến tay người tiêu dùng cuối cùng).

IV-HƯỚNG DẪN:
1-Đội thu hồi sản phẩm

1. Đội thu hồi sản phẩm sẽ bao gồm những người từ các bộ phận sau:

• Sản xuất
• Chất lượng
• Mua hàng
• Tiếp thị
• Bán hàng
• Dịch vụ pháp lý
• Phân phối và chuỗi cung ứng
• Quan hệ người tiêu dùng/quan hệ công chúng

2. Đội sẽ chịu trách nhiệm về:

• Xây dựng kế hoạch thu hồi sản phẩm của công ty
• Quản lý việc kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch thu hồi sản phẩm
• Thường xuyên cập nhật kế hoạch thu hồi sản phẩm
• Chỉ đạo các hoạt động thu hồi sản phẩm của công ty
• Đề xuất những thay đổi trong các quy trình vận hành nội bộ của công ty nhằm giảm khả năng phải loại bỏ thực phẩm không an toàn khỏi thị trường.

3. Đội phải chỉ định điều phối viên thu hồi sản phẩm.
4. Điều phối viên thu hồi sản phẩm sẽ chịu trách nhiệm về các hoạt động của đội thu hồi sản phẩm và sẽ được trao quyền đưa ra các quyết định liên quan đến thủ tục thu hồi sản phẩm.

2-Danh sách liên hệ thu hồi sản phẩm

1. Đội thu hồi sản phẩm sẽ chịu trách nhiệm cập nhật danh sách liên hệ thu hồi sản phẩm.
2. Các danh sách liên hệ phải có sẵn trong kế hoạch thu hồi sản phẩm và được chia thành năm phần như sau:
3. Đội thu hồi sản phẩm và ban quản lý cấp cao (bao gồm nhân sự chủ chốt nếu không thuộc đội thu hồi).
4. Nhà cung cấp TẤT CẢ nguyên liệu (bao gồm cả nước) và bao bì chính.
5. Công ty phân phối và khách hàng doanh nghiệp.
6. Nguồn tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật, bao gồm cả các cơ sở phòng thí nghiệm.
7. Cơ quan có thẩm quyền (bao gồm cả tổ chức chứng nhận).

Các danh sách cũng phải bao gồm tham chiếu đến các hồ sơ (dạng điện tử hoặc các hình thức khác) nơi lưu giữ đầy đủ chi tiết, cùng với thông tin liên hệ của những người chịu trách nhiệm về các hồ sơ này.

3-Sơ đồ quyết định thu hồi sản phẩm

1. Sơ đồ quyết định phải được thiết kế để làm rõ các bước tư duy dẫn đến quyết định cuối cùng về sự cần thiết và phạm vi của việc thu hồi sản phẩm.
2. Việc đánh giá rủi ro phải được thực hiện với sự hợp tác của một người có năng lực kỹ thuật để đánh giá mức độ nghiêm trọng và tác động của các mối nguy an toàn thực phẩm trong thực phẩm.
3. Việc đánh giá rủi ro phải được thực hiện dựa trên nguyên tắc phòng ngừa và tham khảo ý kiến với các cơ quan có thẩm quyền.

4-QUẢN LÝ VIỆC THU HỒI SẢN PHẨM

1. Việc quản lý thu hồi sản phẩm phải do người điều phối thu hồi sản phẩm phụ trách.
2. Việc thu hồi sản phẩm phải có sự tham gia của đội thu hồi sản phẩm.
3. Việc thu hồi sản phẩm phải tuân theo kế hoạch thu hồi sản phẩm.

Xác định thực phẩm không an toàn

1. Nguồn thông tin ban đầu có thể là:
   • Nội bộ
   – Hồ sơ chất lượng và sản xuất
   – Đại diện bán hàng
   – Nhân viên
   • Bên ngoài
   – Nhà cung cấp nguyên liệu
   – Nhà cung cấp bao bì
   – Cơ quan có thẩm quyền
   – Nhà phân phối/khách hàng doanh nghiệp
   – Khiếu nại của người tiêu dùng
   – Báo cáo truyền thông.
2. Thông tin phải được xác minh tại nguồn khi có thể bởi đội thu hồi sản phẩm.
3. Trong trường hợp người tiêu dùng khai báo bị bệnh, cần lấy đầy đủ chi tiết bằng cách liên hệ với khách hàng hoặc cơ quan y tế công cộng (EHO) khi thích hợp.
4. Đội thu hồi sản phẩm phải thu thập tối thiểu bộ dữ liệu sau liên quan đến sự cố an toàn thực phẩm nghi ngờ:
   • Tên sản phẩm
   • Mô tả sản phẩm
   • Các mã lô liên quan
   • Số lượng sản phẩm bị ảnh hưởng
   • Thông tin phân phối
   • Sản phẩm đã được bán cho người tiêu dùng cuối cùng hay chưa
   • Bản chất của lỗi sản phẩm.
5. Những dữ liệu này phải được xác minh và đưa vào quá trình đánh giá rủi ro, từ đó đưa ra quyết định quản lý rủi ro về:
   – Mức độ thu hồi sản phẩm
   – Sự cần thiết phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền
   – Tính cấp bách và nguồn lực cần thiết.

5-ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Mô hình Codex Alimentarius cho đánh giá rủi ro phải được tuân theo:

1. Xác định mối nguy (Hazard Identification): Xác định các tác động sức khỏe đã biết hoặc tiềm ẩn có liên quan đến một tác nhân cụ thể.
2. Đánh giá phơi nhiễm (Exposure Assessment): Đánh giá định tính hoặc định lượng mức độ tiếp nhận có khả năng xảy ra.
3. Đặc tính mối nguy (Hazard Characterisation): Đánh giá định tính hoặc định lượng bản chất của tác động bất lợi liên quan đến mối nguy.
4. Đặc tính rủi ro (Risk Characterisation): Tích hợp việc xác định mối nguy, đặc tính mối nguy và đánh giá phơi nhiễm thành ước lượng về rủi ro và những bất định liên quan.

Quy trình này được hiểu rõ nhất qua ví dụ sau:

Vấn đề sản xuất: pH của một thực phẩm bảo quản bằng acid quá cao. Sản phẩm được phân phối ở nhiệt độ phòng, có thời hạn sử dụng 1 năm, không cần đun nóng lại và đã được bán ra thị trường trong 1 tháng.

• Xác định mối nguy: Vi khuẩn Clostridium botulinum có thể phát triển trong quá trình phân phối sản phẩm. Cl. botulinum gây ra bệnh ngộ độc thịt (botulism), một tình trạng mà người ăn phải thực phẩm chứa độc tố do Cl. botulinum sinh ra có thể tử vong.
• Đánh giá phơi nhiễm: Điều kiện sản phẩm và hạn sử dụng phù hợp cho Cl. botulinum phát triển và tạo độc tố. Sản phẩm không được đun nóng lại để phân hủy độc tố. Người tiêu dùng có khả năng đã mua sản phẩm. Khả năng phơi nhiễm với độc tố Cl. botulinum là cao.
• Đặc tính mối nguy: Độc tố Cl. botulinum là một trong những độc tố thần kinh mạnh nhất được biết đến. Nếu nuốt phải độc tố, khả năng cao là người tiêu dùng sẽ bị khó thở nghiêm trọng và có thể tử vong.
• Đặc tính rủi ro: Khả năng phơi nhiễm là cao và hậu quả của việc phơi nhiễm có thể gây tử vong. Có khả năng xảy ra tác động nghiêm trọng đến sức khỏe cộng đồng. Không thể định lượng chính xác mức rủi ro hoặc các bất định liên quan.

6-QUẢN LÝ VIỆC THU HỒI SẢN PHẨM

1. Đội thu hồi phải giữ nhật ký sự cố về các hành động đã thực hiện trong quá trình thu hồi sản phẩm.
2. Nhật ký sự cố phải bao gồm danh sách các thông tin liên lạc như cuộc gọi điện thoại, thời gian, ngày tháng, người thực hiện và chi tiết ngắn gọn về nội dung liên lạc. Các ghi chú phải được duy trì về mọi hành động và quyết định của đội cũng như mọi thông tin hỗ trợ.
3. Tất cả thành viên đội thu hồi có trách nhiệm hoàn thiện nhật ký sự cố. Người điều phối thu hồi sản phẩm phải xem xét nhật ký mỗi ngày để xác minh việc này được thực hiện.
4. Đội thu hồi sản phẩm có trách nhiệm thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, đặc biệt trong trường hợp thực phẩm có khả năng gây hại cho sức khỏe hoặc trong các tình huống khác. Việc thông báo phải được thực hiện trước khi tiến hành thu hồi, không phải sau khi hoàn tất.
5. Đội thu hồi phải cố gắng đối chiếu số lượng hàng đã thu hồi với khối lượng sản phẩm bị ảnh hưởng đã phân phối.
6. Đội thu hồi phải đảm bảo có thỏa thuận với khách hàng doanh nghiệp để cách ly thực phẩm không an toàn theo cách an toàn, tách biệt với thực phẩm không bị ảnh hưởng khi được lưu giữ ngoài phạm vi kiểm soát. Thực phẩm bị thu hồi hoặc rút khỏi thị trường phải được dán nhãn “không dùng để tiêu thụ” để phân biệt với hàng tồn kho không bị ảnh hưởng.
7. Thực phẩm không an toàn được trả lại trực tiếp từ người tiêu dùng, từ cửa hàng bán lẻ, qua chuỗi phân phối hoặc đã có trong kho phải được:
   • Trả về một địa điểm trung tâm hoặc, trong trường hợp sản phẩm phân phối rộng, trả về các điểm thu hồi chính.
   • Bảo quản ở khu vực tách biệt với các sản phẩm thực phẩm khác.
   • Lưu giữ hồ sơ chính xác về số lượng sản phẩm thu hồi và mã lô sản phẩm.
   • Nếu thực phẩm bị thu hồi không phù hợp cho tiêu dùng của con người, nó phải bị tiêu hủy hoặc xử lý biến đổi dưới sự giám sát của ban quản lý công ty và/hoặc cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật.
   • Nếu rủi ro an toàn thực phẩm có thể được loại bỏ an toàn khỏi thực phẩm thu hồi thông qua gắn nhãn lại hoặc tái chế biến, thì phải thực hiện sau khi chắc chắn rằng sức khỏe cộng đồng sẽ được bảo vệ và đã có sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền liên quan.

7-THÔNG BÁO

Có bốn cấp độ thông báo:
• Nội bộ
• Chuỗi cung ứng thực phẩm (nếu áp dụng)
– Nhà cung cấp

 – Nhà phân phối
– Nhà bán sỉ
– Nhà bán lẻ
– Đơn vị cung cấp suất ăn (catering)
• Cơ quan có thẩm quyền
• Người tiêu dùng

Ba nhóm đầu tiên áp dụng cho việc thu hồi sản phẩm và rút sản phẩm khỏi thị trường. Tuy nhiên, quy trình thông báo cho người tiêu dùng chỉ áp dụng trong trường hợp thu hồi sản phẩm.

Thông báo cho thương mại (Trade notification)

Thông báo ban đầu nên được thực hiện qua điện thoại, nhưng cần được theo sau bằng văn bản thông báo, tốt nhất là gửi bằng fax và/hoặc email. Văn bản thông báo phải chứa tất cả thông tin cần thiết để cho phép loại bỏ đúng sản phẩm ra khỏi việc bán hoặc phân phối. Trong kế hoạch thu hồi sản phẩm, cần bao gồm mẫu biểu thông báo thương mại để tham khảo.

Thông báo thương mại phải được ghi rõ ràng tiêu đề “KHẨN CẤP: THU HỒI SẢN PHẨM” hoặc “KHẨN CẤP: RÚT SẢN PHẨM” (tùy trường hợp), bằng chữ in đậm, kích thước lớn để đảm bảo thông báo được xử lý nhanh chóng. Tránh trình bày thông báo giống như một bức thư thương mại vì có thể không được xử lý khẩn cấp. Các chi tiết trong thông báo cần tạo điều kiện để xác định ngay lập tức và rõ ràng sản phẩm không an toàn được đề cập.

Phần “Hành động cần thiết” trong thông báo phải nêu rõ:
• “Loại bỏ khỏi việc bán/phân phối” hoặc “không sử dụng” trong trường hợp là đơn vị cung cấp suất ăn.
• “Thông báo cho chúng tôi ngay lập tức nếu sản phẩm này đã được bán cho công chúng”.
• “Thông báo cho chúng tôi ngay lập tức nếu sản phẩm này đã được phân phối cho các nhà phân phối khác hoặc cơ sở bán lẻ/cung cấp suất ăn. Vui lòng cũng thông báo cho các doanh nghiệp này về việc thu hồi sản phẩm ngay lập tức”.

Phần này của thông báo cũng có thể được sử dụng để chỉ định:
• Kế hoạch thu hồi và tiêu hủy sản phẩm.
• Yêu cầu thông báo số lượng hàng tồn kho đã thu hồi.
• Sự cần thiết của việc xác định và cách ly sản phẩm.
• Các chi tiết khác để tạo điều kiện cho việc thu hồi/rút sản phẩm.
• Yêu cầu hỗ trợ trong việc thông báo cho công chúng trong trường hợp thu hồi sản phẩm.

2. Nêu rõ sản phẩm là gì (tên, nhãn hiệu và mô tả).
3. Nêu chính xác vấn đề của sản phẩm và phải cụ thể, trung thực. Ví dụ: “sản phẩm có thể chứa vi khuẩn Salmonella gây ngộ độc thực phẩm” KHÔNG PHẢI “sản phẩm không đạt tiêu chuẩn chất lượng thông thường của chúng tôi”. Tránh cung cấp thông tin về cách sự cố đã xảy ra.
4. Tránh việc “giảm nhẹ” mức độ nghiêm trọng của sự cố vì điều này có thể không ngăn được người tiêu dùng ăn phải sản phẩm bị ảnh hưởng.
5. Cung cấp thông tin rõ ràng để giúp khách hàng nhận diện sản phẩm và tránh nhầm lẫn với các sản phẩm tương tự khác. Thông tin cũng cần bao gồm:
   – Nơi sản phẩm có thể đã được mua.
   – Khoảng thời gian trong đó sản phẩm có thể đã được mua.
   – Danh sách mã lô (batch codes) của các sản phẩm bị ảnh hưởng.
   – Ngày sử dụng tối thiểu (“hạn dùng”, “hạn sử dụng tốt nhất trước”).
6. Đính kèm ảnh chụp hoặc hình minh họa của sản phẩm, chỉ rõ vị trí thông tin nhận dạng có thể được tìm thấy.
7. Hướng dẫn người tiêu dùng cách xử lý sản phẩm, ví dụ: “ngừng sử dụng”, “vứt bỏ...”, “trả lại sản phẩm cho cửa hàng để được hoàn tiền”...
8. Nếu mối nguy là nghiêm trọng thì cung cấp thêm thông tin về các triệu chứng lâm sàng và khuyến cáo tham khảo ý kiến bác sĩ.
9. Cung cấp thông tin liên hệ để người tiêu dùng có thể liên lạc với công ty. Các số điện thoại miễn phí, địa chỉ email và trang web rất hữu ích. Cũng cần nêu chi tiết thông tin công ty.
10. Gửi lời xin lỗi vì sự bất tiện đã gây ra.

Ghi chú về việc thông báo cho cơ quan có thẩm quyền
Ban quản lý cần đảm bảo rằng các thông tin sau sẽ được cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền:

• Tên công ty và thông tin liên hệ kèm theo các liên hệ thay thế
• Tên sản phẩm
• Mã nhận dạng lô hàng
• Chi tiết sản phẩm bao gồm cả kích cỡ và loại bao bì
• Ngày “sử dụng đến” hoặc “hạn dùng tốt nhất trước”
• Số lượng sản phẩm không an toàn có trên thị trường
• Thông tin chi tiết về phân phối
• Tên các công ty/điểm bán hàng bán cho người tiêu dùng

•Bản chất của rủi ro an toàn thực phẩm
• Kết quả của bất kỳ cuộc điều tra hoặc thử nghiệm nào
• Mức độ thu hồi sản phẩm đang được xem xét (tức là Thu hồi hoặc Rút khỏi thị trường)
• Kế hoạch truyền thông công chúng
• Thời gian thực hiện việc thu hồi sản phẩm và truyền thông

Thông cáo báo chí
Trong những trường hợp sản phẩm thực phẩm không an toàn có khả năng gây hại cho sức khỏe người tiêu dùng và gây ra rủi ro tức thời, đội ngũ thu hồi sản phẩm phải thông báo việc thu hồi thông qua thông cáo báo chí cũng như đăng thông báo thu hồi trên các tờ báo.

Điều quan trọng là phải thông tin tới các đài phát thanh địa phương, đặc biệt nếu việc thu hồi sản phẩm chỉ giới hạn ở các khu vực cụ thể. Cần thực hiện các cuộc gọi điện thoại theo dõi đến các cơ quan truyền thông. Để khuyến khích các nhà báo hoặc biên tập viên đưa tin về thông cáo báo chí, nên áp dụng cách viết sau:
• Ghi “Thông cáo báo chí – phát hành ngay lập tức” ở đầu trang bằng chữ in đậm
• Soạn tiêu đề, ví dụ: Công ty “A” thu hồi sản phẩm “X” do lo ngại về sức khỏe
• Đặt bản tóm tắt về việc thu hồi, sản phẩm, vấn đề và những gì đang được thực hiện vào đoạn đầu tiên, sau đó dùng các đoạn tiếp theo để trình bày chi tiết
• Bao gồm các trích dẫn từ công ty để nhà báo có thể sử dụng trong bài viết
• Kết thúc bản tin với chữ “HẾT” để biểu thị sự kết thúc
• Giữ thông cáo báo chí trong phạm vi một trang nếu có thể
• Bao gồm tất cả các thông tin cần thiết như trong quảng cáo trả phí

Kết thúc việc thu hồi sản phẩm
Đội ngũ thu hồi sản phẩm phải quyết định, dựa trên cơ sở đối chiếu tồn kho và giám sát tiến độ của việc thu hồi, liệu tất cả sản phẩm không an toàn đã được loại bỏ khỏi thị trường và khỏi tay người tiêu dùng hay chưa.

Một đợt thu hồi sản phẩm phải được kết thúc chính thức để tất cả các bên liên quan hiểu rằng sự cố đã chấm dứt. Người điều phối thu hồi sản phẩm, cùng với các quản lý cấp cao, có trách nhiệm kết thúc chính thức việc thu hồi.

Đội ngũ thu hồi sản phẩm cũng phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền khi một đợt thu hồi sản phẩm được kết thúc.

Báo cáo cuối cùng
Báo cáo cuối cùng phải bao gồm những nội dung sau:
• Một bản sao thông báo thu hồi sản phẩm (hoặc fax) gửi đến khách hàng.

• Xác định những thiếu sót
• Thể hiện cam kết với khách hàng
• Kiểm tra các quy trình liên quan, ví dụ: xử lý khiếu nại

• Các tình huống dẫn đến việc thu hồi sản phẩm
• Các hành động được doanh nghiệp thực hiện bao gồm cả hoạt động truyền thông, kèm theo tên các tờ báo có đăng thông báo
• Mức độ phân phối của lô hàng liên quan tại Ireland và nước ngoài
• Phương pháp xử lý hoặc tiêu hủy hàng thu hồi, kèm theo giấy chứng nhận tiêu hủy
• Các hành động dự kiến trong tương lai để ngăn chặn sự tái diễn của vấn đề
• Bất kỳ khó khăn nào gặp phải trong quá trình thực hiện việc thu hồi sản phẩm

Báo cáo cuối cùng được ban lãnh đạo cấp cao ký duyệt, và họ phải đảm bảo rằng mọi khuyến nghị đều được thực hiện trong một khoảng thời gian thích hợp.

8-RÀ SOÁT VÀ KIỂM TRA KẾ HOẠCH THU HỒI SẢN PHẨM

Các kế hoạch thu hồi sản phẩm phải được xác minh hàng năm, hoặc thường xuyên hơn nếu cần thiết. Kế hoạch phải được kiểm tra lỗi, đặc biệt là trong danh sách liên hệ hoặc khi có thay đổi về chính sách thu hồi sản phẩm của công ty hoặc tình trạng kinh doanh. Kế hoạch thu hồi sản phẩm phải được rà soát ít nhất hai lần một năm.

9-BÀI TẬP GIẢ LẬP (Simulation Exercises)

1. Các bài tập giả lập đóng vai trò quan trọng trong Kế hoạch Thu Hồi Sản Phẩm. Chúng hỗ trợ đáng kể trong việc cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động của công ty trong trường hợp có sự cố nghiêm trọng liên quan đến an toàn sản phẩm. Điều quan trọng là các bài tập này phải được tiến hành thường xuyên.
2. Bài tập nên bao gồm tất cả các nhân viên có thể bị ảnh hưởng và mô phỏng sát thực tế nhất có thể. Nó có thể bao gồm sự tham gia của khách hàng và nhà cung cấp “được chọn lọc” để tăng tính thực tế và cung cấp thông tin tồn kho thực tế. Ngoài ra, còn có thể mang lại lợi ích về quan hệ và truyền thông.
3. Bài tập phải mô phỏng sát thực tế, vì vậy hãy xây dựng kịch bản dựa trên các vấn đề tiềm ẩn mà công ty bạn có thể đối mặt, ví dụ: sự hiện diện của một chất gây ô nhiễm cụ thể, việc bảo quản sai nhiệt độ hoặc sự cố hỏng hóc.
4. Hạn chế thông tin về ngày và thời gian tiến hành bài tập giả lập cho một số ít nhân viên. Tốt hơn là không thông báo cho Đội Quản Lý Sự Cố (IMT).
5. Các tuyên bố truyền thông (PR) và quảng cáo nên được soạn thảo cho mục đích nội bộ và đánh giá. Bài tập giả lập nhằm xác định những điểm yếu và phát hiện nhu cầu đào tạo. Nó cũng sẽ chỉ ra những lĩnh vực cần sử dụng nguồn lực bên ngoài, ví dụ: công ty PR, phòng thí nghiệm chuyên môn, bảo hiểm thu hồi và tổng đài hỗ trợ.

• Giúp nhân viên có trải nghiệm thực tế về những gì cần thiết và cung cấp cho họ đào tạo
• Kiểm tra Kế Hoạch Thu hồi Sản Phẩm

LƯU TRỮ HỒ SƠ:

Các hồ sơ áp dụng cho quy trình này phải được lưu giữ tối thiểu trong 2 năm.