Chuẩn bị gì trước khi triển khai phần mềm ERP. Doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các bước chuẩn bị để đảm bảo sự thành công của dự án. Dưới đây là một số điểm quan trọng cần xem xét.
Xác định mục tiêu
Xác định rõ mục tiêu mà phần mềm ERP cần đáp ứng.
ví dụ:
Giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để quản lý tồn kho, đơn hàng, và tài chính.
Nâng cao khả năng dự đoán nhu cầu sản phẩm và dự trù sản xuất. Điều này giúp duy trì tồn kho ở mức tối ưu và đáp ứng các đơn hàng của khách hàng.
Tăng chất lượng dịch vụ bằng cách có đủ thông tin tình trạng đơn hàng, khả năng cung cấp.
Tự động hóa và cải thiện quản lý tài chính đảm bảo minh bạch trong giao dịch tài chính.
Thu thập yêu cầu
Tìm hiểu các yêu cầu cụ thể từ các bộ phận và người dùng khác nhau trong tổ chức. Phân tích chi tiết về quy trình công việc. Nếu chưa tinh gọn thì cần chuẩn hoá quy trình trước khi thực hiện chuyển đổi số.
Ví dụ
Bộ phận kế toán: yêu cầu tích hợp hệ thống ERP với phần mềm kế toán hiện tại. Để đảm bảo thông tin về giao dịch tài chính được truyền tải một cách chính xác. Họ cũng muốn có khả năng tạo báo cáo tài chính tự động.
Quản lý kho hàng: cần một cơ sở dữ liệu chung để theo dõi số lượng tồn kho tại các kho hàng khác nhau. Tự động cập nhật thông tin về tồn kho khi có đơn hàng mới hoặc hàng hóa được xuất kho.
Phân phối và giao hàng: Cần một hệ thống theo dõi vận chuyển và giao hàng. Gồm địa chỉ, lịch trình giao hàng và cập nhật trạng thái đơn hàng trực tiếp cho khách hàng.
Quản lý tài chính: Cần tích hợp hệ thống ERP với các ngân hàng và cổng thanh toán trực tuyến. Quản lý dòng tiền và tự động hóa các giao dịch tài chính.
Quản lý đơn hàng và dịch vụ khách hàng: Cần hỗ trợ quy trình đặt hàng, xử lý đơn hàng và tương tác với khách hàng qua các kênh.
Phân tích dữ liệu và báo cáo: Mọi bộ phận muốn có khả năng truy cập vào dữ liệu cụ thể. Tạo ra các báo cáo tùy chỉnh để theo dõi hiệu suất và xu hướng kinh doanh.
Bảo mật và quản lý quyền truy cập: Cần đảm bảo dữ liệu quan trọng được bảo vệ một cách an toàn. Người dùng chỉ có quyền truy cập vào thông tin phù hợp với vai trò của họ trong tổ chức.
Xây dựng dự án và kế hoạch
Lập kế hoạch dự án chi tiết về ngân sách, thời gian, nguồn lực. Đảm bảo có kế hoạch dự phòng cho các tình huống bất ngờ và rủi ro có thể xảy ra.
Chọn nhà cung cấp ERP hoặc tự phát triển
Quyết định này phụ thuộc vào ngân sách, quy mô và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Triển khai hệ thống
Nếu tự phát triển phần mềm ERP. Cần thành lập một đội ngũ xây dựng cơ sở dữ liệu, và phát triển các tính năng cần thiết. Nếu sử dụng phần mềm từ bên ngoài, thực hiện quá trình triển khai, tùy chỉnh và tích hợp hệ thống với quy trình hiện tại.
Đào tạo và chuyển giao
Đào tạo người dùng cuối và đội ngũ hỗ trợ về cách sử dụng hệ thống mới. Đảm bảo rằng họ có hiểu biết đầy đủ về các tính năng và quy trình mới.
Kiểm tra và đảm bảo chất lượng
Chạy thử để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động tốt và tương thích với các ứng dụng khác.
Hỗ trợ và duy trì
Xây dựng một kế hoạch hỗ trợ và duy trì hệ thống ERP sau khi triển khai. Điều này bao gồm giải quyết sự cố, cập nhật và nâng cấp hệ thống theo thời gian.
Quản lý rủi ro
Điều này bao gồm việc xác định và quản lý các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình triển khai. Bao gồm rủi ro về ngân sách, thời gian và công nghệ.
Đo lường và đánh giá
Xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng và cách đo lường sự thành công của dự án ERP. Điều này giúp theo dõi và đánh giá hiệu suất sau khi hệ thống đã hoạt động.
