Sử dụng kỹ thuật thống kê được xem là công cụ hữu hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao kết quả hoạt động về các yếu tố P-Q-C-D-S-M (Productivity - Năng suất; Quality - Chất lượng; Cost - Chi phí; Delivery - Giao hàng; Safety – An toàn; Morale - Tinh thần làm việc của nhân viên). Trên thực tế có hàng trăm công cụ thống kê khác nhau, vậy những công cụ nào là thích hợp và mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp?
Bảy công cụ kiểm soát chất lượng truyền thống bao gồm:
1) Phiếu kiểm tra (Checksheet);
2) Lưu đồ (Flow chart);
3) Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram);
4) Biểu đồ Pareto (Pareto Chart);
5) Biểu đồ phân bố (Histogram);
6) Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram);
7) Biểu đồ kiểm soát (Control Chart)
1) PHIẾU KIỂM TRA (Checksheet)
Giới thiệu
Phiếu kiểm tra là một phương tiện để lưu trữ dữ liệu, có thể là hồ sơ của các hoạt động trong quá khứ, cũng có thể là phương tiện theo dõi cho phép bạn thấy được xu hướng một cách khách quan. Đây là một dạng lưu trữ đơn giản một số phương pháp thống kê dữ liệu cần thiết để xác định thứ tự ưu tiên của vấn đề. Các loại phiếu kiểm tra thông thường bao gồm:
a) Phiếu kiểm tra để lưu hồ sơ hay để điều tra nghiên cứu.
- Phiếu kiểm tra các hạng mục khuyết tật
- Phiếu kiểm tra các nguyên nhân khuyết tật
- Phiếu kiểm tra nơi gây ra khuyết tật
- Phiếu kiểm tra quá trình khuyết tật
b) Phiếu kiểm tra bảo dưỡng máy móc thiết bị.
Lợi ích
- Phiếu kiểm tra cung cấp những dữ liệu, bằng chứng khách quan về vấn đề nào đó.
- Phiếu kiểm tra được sử dụng cho việc thu thập dữ liệu. Dữ liệu thu được từ phiếu kiểm tra là đầu vào cho các công cụ phân tích dữ liệu khác.
Áp dụng
Bước 1: Xác định mục đích rõ ràng:
Phải lập phiếu kiểm tra phù hợp với mục đích. Mục đích phải được xác định rõ ràng như: Điều tra nghiên cứu số khuyết tật; Điều tra nghiên cứu vị trí khuyết tật, hay Điều tra nghiên cứu sự biến động về kích thước sản phẩm...
Bước 2: Quyết định loại phiếu kiểm tra phù hợp với mục đích kiểm tra.
Bước 3: Quyết định các hạng mục kiểm tra phù hợp với mục đích kiểm tra, xem xét dữ liệu chọn lọc. Phiếu kiểm tra phải nêu được các hạng mục khuyết tật, vị trí khuyết tật, nhưng không nên quá nhiều chi tiết.
Bước 4: Lập phiếu kiểm tra.
Khi thiết kế một mẫu phiếu kiểm tra phải tham khảo các phiếu kiểm tra khác và cân nhắc kỹ lưỡng việc xắp xếp để mô tả được các hạng mục cần kiểm tra. Phiếu kiểm tra phải dễ dàng lưu giữ, dễ dàng nhìn thấy được toàn bộ nội dung và dễ dàng xử lý sau khi thu thập dữ liệu. Phiếu kiểm tra cần phải có các hạng mục:
- Tiêu đề: để thấy được mục đích một cách dễ dàng.
- Mục tiêu và các hạng mục: Tên sản phẩm, tên chi tiết, tên hạng mục.
- Phương pháp kiểm tra: Bằng công cụ gì và như thế nào?
- Ngày, khoảng thời gian và từ khi nào?
- Người kiểm tra: Ai kiểm tra?
- Địa điểm kiểm tra: Kiểm tra ở đâu?
- Kết quả kiểm tra: Tính toán toàn bộ, trung bình, tỷ lệ, v.v. và nêu lý do.
Bảng 1 là ví dụ Phiếu kiểm tra các hạng mục khuyết tật.
Bước 5: Hồ sơ dữ liệu Dữ liệu sẽ được lưu giữ trong phiếu kiểm tra, do đó cần sử dụng dấu ///, //, /, /// / v.v để thuận tiện khi muốn mô tả một số loại dữ liệu trong một cột.
Bước 6: Kết quả kiểm tra như tổng số, giá trị trung bình, tỷ lệ,… sẽ được mô tả sau khi tóm tắt kết quả kiểm tra.
Bước 7: Xem xét các kết quả kiểm tra Xem xét toàn bộ xu hướng, mức độ biến động, tỷ lệ giữa các hạng mục kiểm tra được, tần suất xuất hiện các khuyết tật hay tổng số 15 khuyết tật, biến động do phân loại, khuynh hướng phân loại, dạng phân bố, v.v
Bước 8: Tìm nguyên nhân Xem xét và điều tra, nghiên cứu các nguyên nhân: nguyên nhân khuyết tật, nguyên nhân biến động về kích thước, phân loại lao động, máy móc, nguyên vật liệu, phương pháp,…
Bước 9: Thực hiện các biện pháp khắc phục Việc thực hiện các biện pháp khắc phục phải được đưa ra để tất cả những người có liên quan xem xét và có sự nhất trí giữa nhân viên và trưởng bộ phận liên quan.
Bước 10: Xem xét kết quả
Bước 11: Tiêu chuẩn hoá.
Khi đạt được kết quả tốt hơn, cần tiêu chuẩn hoá để phòng ngừa sự xuất hiện lại.
(Đọc giả xem tiếp bài 2)
